Centralizuje vaše organizačné údaje a informácie, ako aj spoľahlivú metódu dokumentovania postupov. Aké sú výhody?
Lepšia kontrola procesov
Mať svoje údaje v jednom centralizovanom systéme vám ponúka väčšiu kontrolu nad všetkými vašimi procesmi bez ohľadu na to, v ktorej oblasti operácií sú zahrnuté. Niekedy môžete mať rôzne typy dokumentov a to môže spôsobiť určité problémy s manipuláciou. Napríklad máte odlišný pracovný postup pre popis úlohy a pre špecifikácie dodávateľa. Vďaka systému kontroly dokumentov je všetko ľahko dostupné a na jednom mieste.
Užitočné je aj prispôsobenie informácií obklopujúcich dokument, ako je oddelenie, úroveň priority alebo prvky ISO. Týmto spôsobom môžete mať všetky informácie na jednom centrálnom mieste, ale môžete vyhľadávať, filtrovať a meniť kľúčové slová podľa potreby, aby ste dokumenty jednoducho našli.
Systém kontroly dokumentov je tiež užitočný pri vašom školiacom systéme. To vám ponúka plnú kontrolu nad školením zamestnancov pri vytváraní alebo aktualizácii dokumentu. Po integrácii so školiacim systémom kontrola dokumentov jednoducho definuje, kto potrebuje školenie, a automaticky aktualizuje záznamy.
Rýchlejšia a efektívnejšia spolupráca
Mať všetko na jednom mieste je šanca na lepšiu komunikáciu, internú aj externú. Prepojenie všetkých vašich dokumentov s centrálnym systémom, ktorý obsahuje automatické upozornenia a pripomienky, vám pomôže dosiahnuť lepšiu spoluprácu. Dôležitým faktorom pri dosahovaní rýchlej a efektívnej spolupráce je zabezpečenie toho, aby mal každý prístup k najpresnejším a najaktuálnejším verziám dokumentov.
Ďalším problémom týkajúcim sa spolupráce, najmä pri komunikácii s dodávateľmi alebo zákazníkmi, je schopnosť zdieľať potrebné informácie bez ohrozenia bezpečnosti. Používanie systému priamej komunikácie eliminuje riziko straty alebo zachytenia informácií prostredníctvom kanálov, ako je e-mail. Tento typ systému dokáže filtrovať alebo uzamknúť určité informácie na základe stanovených pravidiel, takže určité strany alebo používatelia majú prístup len k tomu, čo potrebujú a môžu vidieť, a nie k iným citlivým dokumentom alebo informáciám.
Zvýšená viditeľnosť a platformy na zlepšenie
Keď sú informácie prezentované významným spôsobom, môžu sa použiť na rozhodovanie a naštartovanie zlepšovania. Spustenie rôznych správ poskytuje prehľad o rôznych silných a slabých stránkach v rámci organizácie, pričom zdôrazňuje príležitosti, ktoré je potrebné využiť, a oblasti, ktoré by mohli využiť zlepšenie. Pri rozhodovaní sú dôležité výsledky. Pri rozhodovaní na základe presných údajov si môžete byť istí, že výsledné akcie zlepšia vaše operácie.
Keď zmeníte svoje procesy na podporu týchto zlepšovacích opatrení, je potrebné pripraviť nové dokumenty alebo aktualizovať staré. Centralizovaný systém kontroly dokumentov podporuje požiadavky na zmeny a kontrolu revízií. Existuje spôsob na revíziu, kontrolu a schvaľovací proces novej verzie dokumentu, ktorý jej umožňuje automaticky nahradiť starý dokument.
Funkcie pomáhajú zlepšovať tým, že umožňujú rýchle zmeny. Ak je pracovný postup automatický, môžete si byť istí, že vaši zamestnanci majú prístup k najaktuálnejším verziám dokumentov. To výrazne znižuje množstvo času potrebného na implementáciu zmeny. V prípade potreby ďalšieho školenia na nových verziách systém automaticky upozorní každého, kto to potrebuje.
Autor: Jana Loskotová
