Spoločnosť GQsystems, a.s., so sídlom Kasalova 581/27, 949 01 Nitra, Slovenská republika, s prevádzkou na adrese: Strojnícka 34, 82105 Bratislava, Slovenská republika, IČO: 46 371 621, DIČ: 2023343223, IČ DPH: SK2023343223, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Nitra, odd: Sa, vložka číslo: 10647/N“). (ďalej len „Spoločnosť“)

 

ÚČEL SPRACOVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV

Spoločnosť GQsystems, a.s. spracúva osobné údaje viacerými rôznymi spôsobmi a na príslušné účely:

 

INFORMAČNÝ SYSTÉM ĽUDSKÉ VZŤAHY A MZDY – PAM

Osobné údaje v informačnom systéme PAM – Personalistika a mzdy sú spracúvané za účelom vedenia personálnej agendy a vyplácania miezd zamestnancom Spoločnosti, ako aj plnenia súvisiacich zákonných povinností v súlade s platnou legislatívou Slovenskej republiky. Osobné údaje sú spracúvané v rámci plnenia zákonných povinností prevádzkovateľa podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadení (najmä povinnosti vyplývajúce zo zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonníka práce a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov a povinnosti zamestnávateľa vyplývajúce zo zákona č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení a zákona č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení. Dotknutá osoba má zákonnú povinnosť poskytnúť svoje osobné údaje. Osobné údaje sa spracúvajú v súlade s čl. 6 ods. 1 písm. a) nariadenia (spracúvanie na základe súhlasu – fotografie). Osobné údaje zamestnanca budú poskytnuté týmto príjemcom: subjekty zabezpečujúce vývoj, správu a podporu informačných technológií, subjekty zabezpečujúce výkon externého auditu, spoločnosť, na ktorej serveroch sú osobné údaje uložené, spoločnosť zabezpečujúca personálnu a mzdovú agendu. Lehoty uchovávania údajov sú stanovené osobitnými predpismi. Príjemcami osobných údajov sú orgány verejnej moci, audítori a advokáti, zdravotné poisťovne, Sociálna poisťovňa, klienti, sprostredkovatelia zodpovední za správu IT infraštruktúry.

 

INFORMAČNÝ SYSTÉM ÚČTOVNÍCTVA

Účelom spracúvania osobných údajov v informačnom systéme účtovníctva je plnenie zákonných povinností prevádzkovateľa vyplývajúcich z osobitných predpisov (zákon o účtovníctve, zákon o dani z pridanej hodnoty, zákon o dani z príjmov atď.). Právnym základom spracúvania osobných údajov je plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) nariadenia. Doba uchovávania osobných údajov je 10 rokov. Príjemcami osobných údajov sú orgány verejnej moci, audítor a advokát, sprostredkovateľská spoločnosť zodpovedná za správu účtovnej agendy, sprostredkovateľ zodpovedná za správu IT infraštruktúry.

 

INFORMAČNÝ SYSTÉM PRIAMY MARKETING

Osobné údaje v informačnom systéme priameho marketingu sa spracúvajú na účely starostlivosti o zákazníkov, poskytovania informácií o produktoch a službách a prieskumu trhu (zasielanie noviniek, bulletinov atď.), pričom údaje sa spracúvajú len vtedy, ak zákazník udelí súhlas so spracovaním osobných údajov. Osobné údaje v rámci informačného systému sa poskytujú sprostredkovateľovi na správu agendy služieb zákazníkom a starostlivosti o zákazníkov. Doba uchovávania údajov je stanovená v súlade s poskytnutým súhlasom dotknutej osoby.

 

ARCHIVÁCIA A REGISTRÁCIA INFORMAČNÉHO SYSTÉMU

Osobné údaje v informačnom systéme správy registratúry sa spracúvajú v súlade so zákonnými povinnosťami prevádzkovateľa podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) nariadenia (najmä povinnosti vyplývajúce zo zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov) a povinnosti vyplývajúce zo zákona č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov – zákon o e-Governmente). Poskytnutie osobných údajov je zákonnou povinnosťou dotknutej osoby. Osobné údaje zamestnanca budú poskytnuté týmto príjemcom: subjektom zaoberajúcim sa vývojom, riadením a podporou informačných technológií, subjektom vykonávajúcim externý audit, poskytovateľom telekomunikačných služieb. Lehoty uchovávania údajov sú stanovené osobitnými predpismi.

 

INFORMAČNÝ SYSTÉM NA OZNAMOVANIE PROTISPOLOČENSKEJ ČINNOSTI A ZÁVAŽNEJ PROTISPOLOČENSKEJ ČINNOSTI

Osobné údaje v informačnom systéme oznamovania protispoločenskej činnosti a závažnej protispoločenskej činnosti sú spracúvané v rámci plnenia zákonných povinností prevádzkovateľa podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) nariadenia (najmä povinnosti vyplývajúce zo zákona č. 307/2014 Z. z. o niektorých opatreniach súvisiacich s oznamovaním protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov. Poskytnutie osobných údajov je zákonnou povinnosťou dotknutej osoby. Osobné údaje zamestnanca budú poskytnuté týmto príjemcom: orgány verejnej moci. Jednotlivé lehoty uchovávania údajov sú stanovené osobitnými predpismi.

 

INFORMATION SYSTEM PERSONNEL ACTIVITY

Personal data in the information system personnel activity are processed within fulfilment of the contractual obligations pursuant to Art. 6 par. 1, point b) of the Regulation and based on the consent of the data subject in question within the meaning of Art. 6 par. 1, point a), article 9, par. 2, point (a) of the Regulation. The provision of personal data is necessary for performance of the contract to which the person concerned is a party, including pre-contractual relations. With the consent of the data subject in question, the operator shall provide personal data to the recipients in order to fill a job vacancy with a suitable candidate. Individual data holding periods are set in accordance with the processing of personal data, at least for 6 months respectively after fulfilling the purpose of providing personal data, which is the conclusion of the employment relationship of the person concerned with the operator.

The company GQsystems, a.s. processes personal data based on the consent of the data subjects in question or under legal regulation. Personal data are processed in the company GQsystems, a.s. primarily for the purpose of fulfilling the obligations of the employer in connection with the employment, within the pre-contractual relations processes the personal data of job seekers as well as for the purposes defined above.

 

PRINCIPLES OF PERSONAL DATA PROCESSING

The company GQsystems, a.s. when processing personal data, adheres to the following principles:

• the principle of legality
  we only process the personal data in a lawful manner and pay a special attention to ensuring that the fundamental rights of the data subjects in question are not violated and we proceed in personal data processing in accordance with the Act No. 18/2018 Coll. on Personal Data Protection and the Regulation of the European Parliament and of the Council No. 2016/679 on Protection of Individuals with regard to Personal Data Processing and on Free Movement of such Data and repealing the Directive No. 95/46 / EC (General Data Protection Regulation).
• the purpose limitation principle
  we only collect the personal data for a specific, explicitly stated and legitimate purpose and never process them in a manner that is incompatible with this purpose.
• the principle of minimizing personal data
  we only process the personal data that are reasonable, relevant and limited to the extent necessary for the purpose for which they are processed
• the principle of correctness
  we make sure that the personal data we process are correct, if necessary we shall update them and to this end we shall take appropriate and effective measures to ensure that personal data which are inaccurate for the purposes for which they are processed, are deleted or corrected without undue delay.
• the principle of minimizing the data holding period
  we keep personal data in a form that allows the data subject to be identified at the latest until it is necessary for the purpose for which the personal data are processed.
• the principle of integrity and confidentiality
  we shall only process the personal data in a manner that ensures adequate security of personal data through appropriate technical and organizational measures, including protection against unauthorized processing of personal data, unlawful processing of personal data, accidental loss of personal data, deletion of personal data or damage to personal data.
• the principle of liability
  as an operator, we are responsible for adhering to the basic principles of personal data processing, for compliance of personal data processing with the principles of personal data processing and we can demonstrate this compliance with the principles of personal data processing at the Office’s request.

 

PERSONAL DATA PROTECTION GUARANTEE

The company GQsystems, a.s. has adequate personnel, organizational and technical measures, which are processed in the personal data protection documentation.

The company GQsystems, a.s. has elaborated a security policy and guidelines for each information system governing the method of processing of personal data, with particular emphasis on the protection of the rights of data subjects in question.

The company GQsystems, a.s. does not carry out the cross-border transfer of personal data.

 

RIGHTS OF THE PERSONS CONCERNED

Upon written request, request sent by email or in person to the company GQsystems, a.s. the data subject in question has the right:

• to require an access to his/her personal data and to correct, delete or restrict the processing of his/her personal data;
• to object to the processing of his/her personal data;
• of portability of personal data;
• to file a petition to initiate proceedings at the Office for Personal Data Protection of the Slovak Republic;
• to request information about the way and the personal data processed and the right of access to personal data that the company GQsystems, a.s. processes about him/her.

Requests from the persons concerned are processed free of charge, with the exception of Section 21 par. 3 of Act No. 18/2018 on Personal Data Protection.

 

PROVISION OF INFORMATION

Your written requests regarding scope, eligibility and other information as for processing of personal data in the company GQsystems, a.s. or issues of personal data protection in the company GQsystems, a.s. send to the address of the Company’s operation: GQsystems, a.s., Strojnícka 34, 821 05 Bratislava or to the following e-mail address: office@gqinterim.com. The company GQsystems, a.s. will handle your application free of charge except in accordance with Section 21 par. 3 of Act No. 18/2018 Coll. on Personal Data Protection no later than 30 days after receiving your request.