Ochrana osobných údajov

Spoločnosť GQsystems, a.s., so sídlom Kasalova 581/27, 949 01 Nitra, Slovenská republika, s prevádzkou na adrese: Strojnícka 34, 82105 Bratislava, Slovenská republika, IČO: 46 371 621, DIČ: 2023343223, IČ DPH: SK2023343223, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Nitra, odd: Sa, vložka číslo: 10647/N“). (ďalej len „Spoločnosť“)

ÚČEL SPRACOVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV

Spoločnosť GQsystems, a.s. spracúva osobné údaje viacerými rôznymi spôsobmi a na príslušné účely:

INFORMAČNÝ SYSTÉM ĽUDSKÉ VZŤAHY A MZDY – PAM

Osobné údaje v informačnom systéme PAM – Personalistika a mzdy sú spracúvané za účelom vedenia personálnej agendy a vyplácania miezd zamestnancom Spoločnosti, ako aj plnenia súvisiacich zákonných povinností v súlade s platnou legislatívou Slovenskej republiky. Osobné údaje sú spracúvané v rámci plnenia zákonných povinností prevádzkovateľa podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadení (najmä povinnosti vyplývajúce zo zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonníka práce a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov a povinnosti zamestnávateľa vyplývajúce zo zákona č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení a zákona č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení. Dotknutá osoba má zákonnú povinnosť poskytnúť svoje osobné údaje. Osobné údaje sa spracúvajú v súlade s čl. 6 ods. 1 písm. a) nariadenia (spracúvanie na základe súhlasu – fotografie). Osobné údaje zamestnanca budú poskytnuté týmto príjemcom: subjekty zabezpečujúce vývoj, správu a podporu informačných technológií, subjekty zabezpečujúce výkon externého auditu, spoločnosť, na ktorej serveroch sú osobné údaje uložené, spoločnosť zabezpečujúca personálnu a mzdovú agendu. Lehoty uchovávania údajov sú stanovené osobitnými predpismi. Príjemcami osobných údajov sú orgány verejnej moci, audítori a advokáti, zdravotné poisťovne, Sociálna poisťovňa, klienti, sprostredkovatelia zodpovední za správu IT infraštruktúry.

INFORMAČNÝ SYSTÉM ÚČTOVNÍCTVA

Účelom spracúvania osobných údajov v informačnom systéme účtovníctva je plnenie zákonných povinností prevádzkovateľa vyplývajúcich z osobitných predpisov (zákon o účtovníctve, zákon o dani z pridanej hodnoty, zákon o dani z príjmov atď.). Právnym základom spracúvania osobných údajov je plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) nariadenia. Doba uchovávania osobných údajov je 10 rokov. Príjemcami osobných údajov sú orgány verejnej moci, audítor a advokát, sprostredkovateľská spoločnosť zodpovedná za správu účtovnej agendy, sprostredkovateľ zodpovedná za správu IT infraštruktúry.

INFORMAČNÝ SYSTÉM PRIAMY MARKETING

Osobné údaje v informačnom systéme priameho marketingu sa spracúvajú na účely starostlivosti o zákazníkov, poskytovania informácií o produktoch a službách a prieskumu trhu (zasielanie noviniek, bulletinov atď.), pričom údaje sa spracúvajú len vtedy, ak zákazník udelí súhlas so spracovaním osobných údajov. Osobné údaje v rámci informačného systému sa poskytujú sprostredkovateľovi na správu agendy služieb zákazníkom a starostlivosti o zákazníkov. Doba uchovávania údajov je stanovená v súlade s poskytnutým súhlasom dotknutej osoby.

ARCHIVÁCIA A REGISTRÁCIA INFORMAČNÉHO SYSTÉMU

Osobné údaje v informačnom systéme správy registratúry sa spracúvajú v súlade so zákonnými povinnosťami prevádzkovateľa podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) nariadenia (najmä povinnosti vyplývajúce zo zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov) a povinnosti vyplývajúce zo zákona č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov – zákon o e-Governmente). Poskytnutie osobných údajov je zákonnou povinnosťou dotknutej osoby. Osobné údaje zamestnanca budú poskytnuté týmto príjemcom: subjektom zaoberajúcim sa vývojom, riadením a podporou informačných technológií, subjektom vykonávajúcim externý audit, poskytovateľom telekomunikačných služieb. Lehoty uchovávania údajov sú stanovené osobitnými predpismi.

INFORMAČNÝ SYSTÉM NA OZNAMOVANIE PROTISPOLOČENSKEJ ČINNOSTI A ZÁVAŽNEJ PROTISPOLOČENSKEJ ČINNOSTI

Osobné údaje v informačnom systéme oznamovania protispoločenskej činnosti a závažnej protispoločenskej činnosti sú spracúvané v rámci plnenia zákonných povinností prevádzkovateľa podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) nariadenia (najmä povinnosti vyplývajúce zo zákona č. 307/2014 Z. z. o niektorých opatreniach súvisiacich s oznamovaním protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov. Poskytnutie osobných údajov je zákonnou povinnosťou dotknutej osoby. Osobné údaje zamestnanca budú poskytnuté týmto príjemcom: orgány verejnej moci. Jednotlivé lehoty uchovávania údajov sú stanovené osobitnými predpismi.

PERSONÁLNA ČINNOSŤ INFORMAČNÉHO SYSTÉMU

Osobné údaje v informačnom systéme personálna činnosť sú spracúvané v rámci plnenia zmluvných povinností podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia a na základe súhlasu dotknutej dotknutej osoby v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. a), článok 9 ods. 2 písm. a) nariadenia. Poskytnutie osobných údajov je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, vrátane predzmluvných vzťahov. Prevádzkovateľ so súhlasom dotknutej osoby poskytne osobné údaje príjemcom za účelom obsadenia voľného pracovného miesta vhodným kandidátom. Jednotlivé doby uchovávania údajov sú stanovené v súlade so spracovaním osobných údajov, minimálne na 6 mesiacov, resp. po splnení účelu poskytnutia osobných údajov, ktorým je uzatvorenie pracovnoprávneho vzťahu dotknutej osoby s prevádzkovateľom.

Spoločnosť GQsystems, a.s. spracúva osobné údaje na základe súhlasu dotknutých dotknutých osôb alebo podľa právnych predpisov. Osobné údaje sú spracúvané v spoločnosti GQsystems, a.s. predovšetkým za účelom plnenia povinností zamestnávateľa v súvislosti so zamestnaním, v rámci predzmluvných vzťahov spracúva osobné údaje uchádzačov o zamestnanie ako aj na účely vyššie definované.

ZÁSADY SPRACOVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV

Spoločnosť GQsystems, a.s. pri spracúvaní osobných údajov sa riadi týmito zásadami:

  • princíp zákonnosti
    osobné údaje spracúvame len zákonným spôsobom a dbáme najmä na to, aby nedochádzalo k porušovaniu základných práv dotknutých osôb a pri spracúvaní osobných údajov postupujeme v súlade so zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a Nariadením Európskeho parlamentu a Rady č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe týchto údajov ao zrušení smernice č. 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov).
  • princíp obmedzenia účelu
    osobné údaje zhromažďujeme iba na konkrétny, výslovne uvedený a legitímny účel a nikdy ich nespracúvame spôsobom, ktorý je s týmto účelom nezlučiteľný.
  • zásada minimalizácie osobných údajov
    spracúvame len tie osobné údaje, ktoré sú primerané, relevantné a obmedzené v rozsahu nevyhnutnom na účel, na ktorý sa spracúvajú
  • princíp korektnosti
    dbáme na správnosť osobných údajov, ktoré spracúvame, v prípade potreby ich aktualizujeme a za týmto účelom prijmeme vhodné a účinné opatrenia, aby osobné údaje, ktoré sú nepresné na účely, na ktoré sa spracúvajú, boli bez zbytočného odkladu vymazané alebo opravené.
  • princíp minimalizácie doby uchovávania údajov
    osobné údaje uchovávame vo forme, ktorá umožňuje identifikáciu dotknutej osoby, a to najneskôr dovtedy, kým je to nevyhnutné na účel, na ktorý sa osobné údaje spracúvajú.
  • princíp integrity a dôvernosti
    osobné údaje budeme spracúvať len spôsobom, ktorý zabezpečí primeranú bezpečnosť osobných údajov prostredníctvom vhodných technických a organizačných opatrení vrátane ochrany pred neoprávneným spracúvaním osobných údajov, nezákonným spracúvaním osobných údajov, náhodnou stratou osobných údajov, vymazaním osobných údajov alebo poškodením osobných údajov.
  • princíp zodpovednosti
    ako prevádzkovateľ zodpovedáme za dodržiavanie základných zásad spracúvania osobných údajov, za súlad spracúvania osobných údajov so zásadami spracúvania osobných údajov a tento súlad so zásadami spracúvania osobných údajov vieme na požiadanie úradu preukázať.

ZÁRUKA OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV

Spoločnosť GQsystems, a.s. má primerané personálne, organizačné a technické opatrenia, ktoré sú spracované v dokumentácii o ochrane osobných údajov.

Spoločnosť GQsystems, a.s. má pre každý informačný systém vypracovanú bezpečnostnú politiku a usmernenia upravujúce spôsob spracovania osobných údajov s osobitným dôrazom na ochranu práv dotknutých osôb.

Spoločnosť GQsystems, a.s. nevykonáva cezhraničný prenos osobných údajov.

PRÁVA DOTKNUTÝCH OSÔB

Na základe písomnej žiadosti, žiadosti zaslanej emailom alebo osobne spoločnosti GQsystems, a.s. dotknutá dotknutá osoba má právo:

  • požadovať prístup k svojim osobným údajom a opraviť, vymazať alebo obmedziť spracúvanie svojich osobných údajov;
  • vzniesť námietku proti spracovaniu svojich osobných údajov;
  • prenosnosť osobných údajov;
  • podať návrh na začatie konania na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky;
  • požadovať informáciu o tom, akým spôsobom a aké osobné údaje spracúva a o práve na prístup k osobným údajom, ktoré o ňom/nej spoločnosť GQsystems, a.s. spracúva.

Žiadosti dotknutých osôb sú vybavované bezplatne s výnimkou § 21 ods. 3 zákona č.18/2018 o ochrane osobných údajov.

POSKYTOVANIE INFORMÁCIÍ

Vaše písomné žiadosti o rozsah, oprávnenosť a ďalšie informácie o spracúvaní osobných údajov v spoločnosti GQsystems, a.s. alebo otázky ochrany osobných údajov v spoločnosti GQsystems, a.s. zasielajte na adresu prevádzky spoločnosti: GQsystems, a.s., Strojnícka 34, 821 05 Bratislava alebo na e-mailovú adresu office@gqinterim.com. Spoločnosť GQsystems, a.s. Vašu žiadosť vybaví bezplatne okrem podľa § 21 ods. 3 zákona č.18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov najneskôr do 30 dní od doručenia Vašej žiadosti.