- Definujte problém
- Vytvorte alternatívne riešenia
- Vyhodnotenie a výber alternatívy
- Implementácia a následná kontrola riešenia
Štyri základné kroky pri riešení problémov
1. Definujte problém
Diagnostikujte situáciu tak, aby ste sa zamerali na problém, nielen na jeho príznaky. Medzi užitočné techniky v tejto fáze patrí používanie vývojových diagramov na identifikáciu očakávaných krokov procesu a diagramov príčin a následkov na definovanie a analýzu hlavných príčin.
V nasledujúcom článku sú uvedené kľúčové kroky pri definovaní problémov. Tieto kroky podporujú zapojenie zainteresovaných strán, využívanie faktických informácií, porovnanie očakávaní so skutočnosťou a zameranie sa na základné príčiny problému.
Čo je potrebné:
- Preskúmajte a zdokumentujte, ako procesy v súčasnosti fungujú (kto čo robí, s akými informáciami, pomocou akých nástrojov, s akými organizáciami a jednotlivcami komunikuje, v akom časovom rámci, akou formou atď.).
- Zhodnoťte možný vplyv nových nástrojov a revidovaných politík na vývoj modelu „čo by malo byť“.
2. Vytvorte alternatívne riešenia
Odložte výber jedného riešenia, kým nebude navrhnutých niekoľko alternatív. Mať normu, s ktorou sa dajú porovnať vlastnosti konečného riešenia, nie je to isté ako definovať požadovaný výsledok. Norma nám umožňuje posúdiť rôzne zamýšľané výsledky, ktoré ponúkajú alternatívy. Keď sa snažíte budovať smerom k požadovaným výsledkom, je veľmi ťažké zhromaždiť dobré informácie o procese.
Zváženie viacerých alternatív môže výrazne zvýšiť hodnotu vášho konečného riešenia. Keď tím alebo jednotlivec rozhodne o modeli „čo by malo byť“, tento cieľový štandard sa stane základom pre vypracovanie plánu na preskúmanie alternatív.
V tejto fáze riešenia problémov sú užitočnými nástrojmi brainstorming a techniky tímového riešenia problémov.
Pred vyhodnotením ktoréhokoľvek z nich by sa malo vytvoriť mnoho alternatívnych riešení.
Častou chybou pri riešení problémov je, že alternatívy sa hodnotia tak, ako sú navrhnuté, takže sa vyberie prvé prijateľné riešenie, aj keď nie je najvhodnejšie. Ak sa sústredíme na snahu získať požadované výsledky, nevyužijeme potenciál naučiť sa niečo nové, čo umožní skutočné zlepšenie.
Stiahnite si našu e-knihu
Stiahnite si našu bezplatnú e-knihu a zistite, ako môže spoločnosť GQ Interim zmeniť vaše podnikanie pomocou odborných riešení v oblasti vedenia!
3 . Vyhodnotenie a výber alternatívy
Skúsení riešitelia problémov používajú pri výbere najlepšej alternatívy viacero úvah. Zvažujú, do akej miery:
Konkrétna alternatíva vyrieši problém bez toho, aby spôsobila ďalšie neočakávané problémy.
- Všetky zúčastnené osoby budú akceptovať túto alternatívu.
- Realizácia alternatívy je pravdepodobná.
- Táto alternatíva je v súlade s organizačnými obmedzeniami.
4. Implementácia a následná kontrola riešenia
Lídri môžu byť vyzvaní, aby nariadili realizáciu riešenia iným, „predali“ riešenie iným alebo uľahčili realizáciu zapojením úsilia iných. Zatiaľ najúčinnejším prístupom bolo zapojenie ostatných do implementácie ako spôsob minimalizácie odporu voči následným zmenám.
Do implementácie riešenia musia byť zakomponované kanály spätnej väzby, aby bolo možné priebežne monitorovať a testovať skutočné udalosti v porovnaní s očakávaniami. Riešenie problémov a techniky používané na získanie objasnenia môžu byť v organizácii účinné len vtedy, ak riešenie zostane na mieste a bude aktualizované tak, aby reagovalo na budúce zmeny.
Všeobecný model riešenia problémov
1. Definujte problém:
- Rozlišujte fakty od názorov
- Uveďte základné príčiny
- Získajte informácie od každej zúčastnenej strany
- Uveďte konkrétny problém
- Určite, aká norma alebo očakávanie boli porušené
- Určite, v ktorom procese je problém
- Vyhnite sa pokusom o riešenie problému bez údajov
2. Vytvorte alternatívne riešenia:
- Pôvodne odložiť hodnotenie alternatív
- Zapojte všetkýy zúčastnené osoby do tvorby riešenia
- Špecifikujte alternatívy v súlade s cieľmi organizácie
- Uveďte krátkodobé a dlhodobé alternatívy
- Brainstorming na základe nápadov ostatných
- Hľadajte alternatívy, ktoré môžu problém vyriešiť
3. Zhodnoťte a vyberte alternatívu:
- Hodnoťte alternatívy vzhľadom na cieľovú normu
- Hodnoťte všetky alternatívy bez zaujatosti
- Hodnoťte alternatívy vzhľadom na stanovené ciele
- Zhodnoťte preukázané aj možné výsledky
- Jasne uveďte vybranú alternatívu
4. Implementácia a následná kontrola riešenia:
- Naplánujte a vykonajte pilotné testovanie vybranej alternatívy
- Zhromaždite spätnú väzbu od všetkých dotknutých strán
- Hľadajte prijatie alebo konsenzus všetkých dotknutých strán
- Zaveďte priebežné opatrenia a monitorovania
- Hodnoďte dlhodobé výsledky na základe konečného riešenia
Záver
Vďaka štruktúrovanému procesu riešenia problémov sa organizácie môžu posunúť ďalej ako k povrchovým opravám a riešiť základné príčiny svojich problémov. Presné definovanie problému, preskúmanie širokej škály alternatív, starostlivé vyhodnotenie každej možnosti a realizácia riešení s jasnými následnými opatreniami zabezpečujú udržateľnejšie výsledky. Zapojenie kľúčových zainteresovaných strán do celého procesu nielenže zlepšuje kvalitu rozhodnutí, ale tiež zvyšuje angažovanosť a znižuje odpor voči zmene. V konečnom dôsledku efektívne riešenie problémov nie je len o hľadaní rýchlych odpovedí – je to o budovaní kultúry neustáleho zlepšovania, učenia sa a prispôsobivosti.
Máte záujem o službu Interim Expert?
Zistite, ako môže interim manažment výrazne zvýšiť efektivitu vášho podniku. Kontaktujte náš tím a dozviete sa, ako spolupráca s GQ Interim zlepší vašu spoločnosť.
- Začnite do niekoľkých dní
- Databáza 10 000+ konzultantov
- Riešenie kľúčových problémov vášho podniku
- Riešenia na mieru pre vaše obchodné potreby
- Overené výsledky s merateľným vplyvom
Súvisiace články
- Takmer všetko, čo v živote robíme – osobne aj profesionálne – zahŕňa nejaký proces. Keď to robíme opakovane, máme opakovateľný proces. Napríklad každodenná cesta do práce je proces, ktorý – ak sa vykonáva dôsledne – vedie k predvídateľným výsledkom: Do práce sa dostávame načas, za predpokladu, že neexistujú žiadne špeciálne príčiny, ako sú nehody.
- Vo svete podnikania a priemyslu má každá organizácia zákazníkov. Niektoré majú iba interných zákazníkov, iné iba externých zákazníkov a niektoré majú oboje.
- Zavádzanie funkcií kvality (QFD) začína prieskumom a objavovaním potrieb zákazníkov. Existuje množstvo nástrojov a prístupov, ktoré pomáhajú organizáciám zamerať svoje prvé a najlepšie úsilie na to, čo je pre zákazníkov najdôležitejšie, a na oblasti, kde môžu byť uprednostňované ponuky konkurencie.
- Nábor kandidátov zahŕňa spektrum aktivít zameraných na prilákanie vysokokvalifikovaných talentov, od identifikácie potenciálnych kandidátov až po budovanie trvalých vzťahov s nimi. Zatiaľ čo mnohí sú zvyknutí na aktívne vyhľadávanie kandidátov, práve pasívne vyhľadávanie kandidátov často otvára prístup k väčšiemu počtu mimoriadne kvalifikovaných jednotlivcov, ktorí aktívne nehľadajú nové príležitosti.
