Strategický nákup, po anglicky strategic sourcing, je systematický spôsob, ako rozhodnúť, kde, od koho a za akých podmienok firma nakupuje. Rozhoduje sa podľa celkových nákladov, rizika a dlhodobej hodnoty, nie podľa ceny najbližšej objednávky. Začína analýzou nákupných výdavkov, pokračuje segmentáciou kategórií a dodávateľov a končí zmluvami a hodnotením dodávateľov, ktorých výsledky sa porovnávajú s cieľmi firmy.
Vo výrobnom závode tvoria nakupované materiály a diely zvyčajne najväčšiu nákladovú položku a jediný dodávateľ, ktorý prestane dodávať, dokáže zastaviť linku. Preto sa riadenie strategického nákupu presunulo z oddelenia nákupu na stôl prevádzkových riaditeľov a riaditeľov dodávateľského reťazca. V tomto článku vysvetlíme, čím sa líši od operatívneho nákupu, z akých siedmich krokov sa skladá proces strategického nákupu, čo prináša category management a segmentácia dodávateľov, ako počítať celkové náklady na vlastníctvo, ako riadiť riziká a druhý zdroj, ktoré KPI sa oplatí sledovať a kedy pomôže interim manažér nákupu.
- Strategický nákup rozhoduje, s ktorými dodávateľmi pracovať a prečo. Operatívny nákup zadáva objednávky.
- Analýza výdavkov a hodnotenie dodávateľov sú rovnako dôležité ako samotné vyjednávanie uprostred procesu.
- Ponuky porovnávajte podľa celkových nákladov na vlastníctvo, nie podľa jednotkovej ceny: doprava, kvalita, zásoby a náklady na zmenu dodávateľa.
- Pri kritických dieloch si druhý schválený zdroj pripravte skôr, než ho budete potrebovať.
Čo je strategický nákup?
Strategický nákup je časť nákupu, ktorá určuje stratégiu zásobovania pre každú kategóriu výdavkov. Odpovedá na otázky ako: Koľko dodávateľov potrebujeme na tento diel, v akom regióne, na aké dlhé obdobie má byť zmluva a koľko nás to naozaj bude stáť počas celej životnosti projektu? Odpovede vychádzajú z dát o výdavkoch, dodávateľskom trhu a výkonnosti dodávateľov.
Strategický nákup je opakovateľný proces. Analyzujete výdavky, vyberáte dodávateľov a zmluvné podmienky kategóriu po kategórii a dodávateľov riadite aj po podpise zmluvy. Cieľom je najlepšia rovnováha medzi celkovými nákladmi, rizikom a hodnotou pre firmu.
Riadenie strategického nákupu, po anglicky strategic sourcing management, pridáva k procesu organizáciu: kto zodpovedá za ktorú kategóriu, kto schvaľuje rozhodnutia a ako sa výsledky vykazujú závodu a finančnému oddeleniu. Bez jasnej zodpovednosti prinesie dobrý projekt jednu dobrú zmluvu a úspory sa do roka stratia.
Aký je rozdiel medzi strategickým a operatívnym nákupom?
Operatívny, teda taktický nákup mení potrebu na objednávky a stará sa o to, aby materiál prišiel načas. Strategický nákup určuje rámec, v ktorom tieto objednávky bežia. Potrebujete oba. Problém nastáva, keď je tím taký zavalený objednávkami a urgovaním dodávok, že za stratégiu nikto nezodpovedá.
| Kritérium | Operatívny nákup | Strategický nákup |
|---|---|---|
| Časový horizont | Dni až týždne | Jeden až päť rokov |
| Hlavná otázka | Ako dostaneme túto objednávku načas? | Akých dodávateľov máme využívať a za akých podmienok? |
| Zameranie | Jednotková cena, termín dodania | Celkové náklady na vlastníctvo, riziko, schopnosti dodávateľa |
| Vzťah s dodávateľom | Transakcia po transakcii | Podľa segmentu: partnerstvo, súťaž alebo zjednodušenie |
| Použité dáta | Objednávky, harmonogramy dodávok | Analýza výdavkov, dáta o trhu, hodnotiace karty dodávateľov |
| Typické KPI | Včasnosť dodávok, doba vybavenia objednávky | Dosiahnuté úspory, riziko dodávateľov, kvalita, dostupnosť druhého zdroja |
Pojem strategické obstarávanie, po anglicky strategic procurement, sa často používa širšie: zahŕňa strategický nákup, riadenie vzťahov s dodávateľmi aj nákupnú politiku. V praxi sa tieto pojmy prekrývajú. Dôležité je, aby u vás niekto zodpovedal za rozhodnutia z pravého stĺpca.
Aké sú kroky procesu strategického nákupu?
Väčšina firiem používa model so siedmimi krokmi, ktorý ako prvá opísala poradenská spoločnosť A.T. Kearney. Berte ho ako rámec, nie ako presný postup: kategória s nízkou hodnotou môže zabrať dva týždne, kritický odliatok alebo elektronický komponent niekoľko mesiacov.
- Analyzujte výdavky a vytvorte profil kategórieRoztrieďte, čo nakupujete, od koho a v ktorých závodoch. Zistite, kde sú výdavky roztrieštené, kde sa ceny za rovnaký diel líšia a od ktorých dodávateľov ste závislí.
- Preskúmajte dodávateľský trhZmapujte dodávateľov, ktorí by vám mohli dodávať, ich kapacity, faktory, ktoré ovplyvňujú ich náklady, napríklad suroviny a energie, a riziká v regióne.
- Stanovte stratégiu nákupuZvoľte prístup ku kategórii: spojiť objemy, vypísať výberové konanie, zostaviť kalkuláciu should-cost, rozvíjať partnera alebo schváliť druhý zdroj.
- Oslovte dodávateľov cez RFI, RFQ alebo RFPPošlite jasnú požiadavku so špecifikáciami, objemami a kritériami, podľa ktorých budete odpovede hodnotiť, s váhami určenými vopred.
- Vyhodnoťte, vyjednajte a zadajte zákazkuOhodnoťte ponuky podľa celkových nákladov na vlastníctvo, kvality, kapacity a rizika. Vyjednajte cenu, platobné podmienky, úroveň služieb a podmienky ukončenia.
- Zaveďte zmluvu do praxeNaplánujte prechod: schválenie dielu, v automotive napríklad PPAP, poistnú zásobu počas zmeny a jasnú komunikáciu so závodmi.
- Hodnoťte výkonnosť dodávateľaSledujte dodávateľa na hodnotiacej karte, pravidelne sa s ním stretávajte na hodnotení spolupráce a dohodnite, kedy kategóriu znova vysúťažíte.
Najviac záleží na prvom a poslednom kroku. Slabá analýza výdavkov vedie k nesprávnej stratégii a slabé hodnotenie dodávateľov nechá hodnotu dobrej zmluvy postupne uniknúť. Mnohé firmy dávajú najviac úsilia do výberových konaní a vyjednávania a na diagnostiku a následné sledovanie im neostáva dosť kapacít.
Ako súvisí category management a segmentácia dodávateľov so strategickým nákupom?
Category management delí to, čo nakupujete, do kategórií, napríklad odliatky, plastové diely, elektronika, obaly, logistika alebo nepriame služby, a každej dáva vlastníka s viacročným plánom. Strategický nákup je spôsob, ako tento vlastník plán napĺňa. Vo výrobe sa najviac pozornosti venuje priamym výdavkom, teda materiálom, ktoré idú do výrobku. Nepriame výdavky, napríklad údržba, IT a služby, však mávajú roztrieštenejších dodávateľov a ľahšie dosiahnuteľné úspory.
O tom, ako s ktorou kategóriou zaobchádzať, rozhoduje väčšina nákupných tímov pomocou Kraljicovej matice. Matica hodnotí kategórie podľa vplyvu na zisk a rizika zásobovania a rozdeľuje ich do štyroch typov:
Ako segmentáciu zostaviť a čo robiť v jednotlivých kvadrantoch, vysvetľujeme v článku o segmentácii dodávateľov. Peter Kraljic maticu prvýkrát opísal v Harvard Business Review v roku 1983.
Prečo porovnávať dodávateľov podľa celkových nákladov na vlastníctvo?
Celkové náklady na vlastníctvo, skrátene TCO, sú všetko, čo vás diel alebo služba stojí počas celej životnosti, nielen cena na faktúre. Dodávateľ s nižšou jednotkovou cenou môže vyjsť drahšie, keď započítate dopravu, clo, zásoby, problémy s kvalitou a náklady na zmenu dodávateľa.
| Nákladová položka | Čo zahŕňa |
|---|---|
| Nákupná cena | Jednotková cena, náradie a formy, doložky o úprave ceny podľa surovín a energií |
| Logistika | Doprava, clo, obaly, vzdialenosť a čas prepravy |
| Zásoby | Poistná zásoba pri dlhých alebo nespoľahlivých dodacích lehotách, skladové priestory, viazaný kapitál |
| Kvalita | Vstupná kontrola, šrot, prepracovanie, triedenie, reklamácie a náklady na zastavenie linky |
| Zmena dodávateľa | Schválenie dielu, skúšobné série, súbežné dodávky od dvoch dodávateľov počas prechodu, čas inžinierov |
| Riadenie | Návštevy u dodávateľa, audity, rozvoj dodávateľa, administratíva objednávok a faktúr |
| Koniec životnosti | Podmienky ukončenia, vlastníctvo náradia a foriem, náhradné diely po skončení výroby |
K TCO sa dobre hodí kalkulácia should-cost. Spočíta, koľko by diel mal stáť: materiál, strojové hodiny, práca, réžia a marža.
Nákupca tak má do vyjednávania fakty. Kalkulácia tiež ukáže, ako môže zmena špecifikácie, takzvaný value engineering, znížiť náklady priamo na samotnom diele.
Pri strategickom nákupe už nejde o to získať najnižšiu cenu, ale o to vybudovať čo najsilnejšiu pozíciu do budúcnosti. Organizácie, ktoré ho zvládnu, získajú odolnosť, pružnosť a konkurenčnú výhodu, ktorá siaha ďaleko za hranice nákupu.
Ako riadiť riziká dodávateľov a druhý zdroj?
Posledné roky ukázali, ako rýchlo môže jediný zdroj zlyhať: požiar u dodávateľa, nedostatok čipov, hranica zatvorená na týždne alebo dodávateľ vo finančných problémoch. Strategický nákup započíta riziko do rozhodnutia vopred a nečaká, kým sa linka zastaví.
| Možnosť | Výhody | Riziká | Kedy sa hodí |
|---|---|---|---|
| Jeden dodávateľ | Najlepšia cena vďaka objemu, jednoduchá koordinácia, úzka spolupráca na vývoji | Jedno zlyhanie zastaví vaše zásobovanie | Položky s nízkym rizikom alebo strategický partner s overeným záložným plánom |
| Dvaja dodávatelia | Záloha, ak jeden dodávateľ zlyhá, konkurencia medzi nimi zostáva zachovaná | Vyššie náklady na náradie a schvaľovanie, menšie objemy na dodávateľa | Kritické diely s dlhým schvaľovaním |
| Viacerí dodávatelia | Flexibilita a silná cenová konkurencia | Viac administratívy, väčšie rozdiely v kvalite | Štandardné, ľahko zameniteľné položky |
V automotive a ďalších regulovaných odvetviach môže schválenie nového dodávateľa pre diel trvať mesiace: vzorky, skúšobné série, PPAP a schválenie zákazníkom. Ak začnete až vtedy, keď prvý dodávateľ zlyhá, je neskoro. Rozhodnite, pre ktoré diely potrebujete schválený druhý zdroj, a schvaľovanie spustite, kým sú dodávky ešte stabilné.
Hodnoťte dodávateľov podľa finančného zdravia, geografickej koncentrácie, kapacity, histórie kvality a závislosti od ich vlastných dodávateľov a kontrolu pravidelne opakujte, nielen pri výberovom konaní. K zoznamu pribúdajú pravidlá udržateľnosti: smernica EÚ o vykazovaní udržateľnosti, známa ako CSRD, a smernica EÚ o náležitej starostlivosti v dodávateľskom reťazci, známa ako CSDDD, od firiem vyžadujú, aby o svojich dodávateľoch vedeli viac. Čo z toho platí pre vašu firmu, overte s právnym oddelením a oddelením compliance. Ak je slabým miestom kvalita dodávateľa, prečítajte si náš článok o riadení kvality dodávateľov.
Sprievodca interim manažmentom pre výrobné firmy
Ako pripraviť zadanie, vybrať a zapracovať interim manažéra, aj pre pozície v nákupe a dodávateľskom reťazci.
- Kedy sa interim manažér oplatí
- Ako napísať mandát
- Prvých 30 dní, týždeň po týždni
Ktoré KPI merajú strategický nákup?
Merajte to, čo pocíti firma, nielen to, čo urobili nákupcovia. Úspora, ktorá sa nikdy neprejaví vo výsledku hospodárenia, sa nepočíta.
| KPI | Čo ukazuje | Ako ho vypočítať |
|---|---|---|
| Dosiahnuté úspory | Hodnota, ktorá sa prejavila vo výsledku hospodárenia | Pôvodná cena mínus nová cena, krát skutočne nakúpený objem, odsúhlasené s finančným oddelením |
| Riadené výdavky | Koľko výdavkov má vlastníka a stratégiu | Výdavky v riadených kategóriách vydelené celkovými výdavkami |
| Včasnosť dodávok dodávateľov | Spoľahlivosť zásobovania | Dodávky načas a v plnom množstve vydelené všetkými dodávkami |
| Kvalita dodávateľov | Kvalita vstupného materiálu | Chybné diely na milión alebo počet reklamácií na dodávateľa |
| Závislosť od jediného zdroja | Riziko zásobovania | Podiel kritických dielov, ktoré majú len jedného schváleného dodávateľa |
| Dĺžka nákupného cyklu | Rýchlosť procesu | Počet dní od začiatku nákupného projektu po podpis zmluvy |
| Dodržiavanie zmlúv | Či závody nakupujú podľa zmluvy | Výdavky u zmluvných dodávateľov vydelené výdavkami v kategórii |
KPI preberajte s každým strategickým dodávateľom na pravidelnom hodnotení spolupráce, pri tých najdôležitejších raz za štvrťrok. KPI zásob a dodávok prepájajú nákup so závodom: náš článok o vendor managed inventory ukazuje jeden spôsob, ako ich zdieľať s dodávateľom.
Vyberte tri kategórie s najvyššími výdavkami alebo najvyšším rizikom. Prejdite s nimi najprv všetkých sedem krokov, s jedným vlastníkom na kategóriu a mesačným hodnotením s prevádzkovým riaditeľom. Výsledky v niekoľkých kategóriách presvedčia firmu rýchlejšie než strategický dokument pre všetky.
Kedy pomôže interim manažér nákupu alebo dodávateľského reťazca?
Strategický nákup potrebuje ľudí, ktorí ho už robili, a nákupný tím v závode je často naplno vyťažený dennými objednávkami. Interim manažér pre nákup alebo dodávateľský reťazec prinesie tieto skúsenosti na projekt s pevne daným trvaním. Typické situácie:
- Vedúci nákupu odišiel a pozícia nemôže zostať prázdna, kým hľadáte stáleho nástupcu.
- Kríza u dodávateľa: kľúčový dodávateľ zlyháva, dodávky sú ohrozené a rýchlo potrebujete druhý zdroj.
- Nákupný program: konsolidácia dodávateľov naprieč závodmi, zavedenie category managementu alebo presun zásobovania do regiónu.
- Nový závod alebo spustenie nového výrobku potrebuje dodávateľskú základňu, ktorá je včas pripravená, schválená a funguje.
- Po akvizícii treba z dvoch dodávateľských základní a dvoch súborov zmlúv urobiť jednu.
Experta vyberajte podľa porovnateľných skúseností: rovnaký typ kategórií, podobné odvetvie a výsledky, ktoré vie vyčísliť. Náš článok o tom, ako vybrať interim manažéra, uvádza otázky, ktoré sa oplatí položiť, a článok o denných sadzbách interim manažérov vám pomôže stanoviť rozpočet.
Ako GQ Interim pomáha so strategickým nákupom
Od roku 2011 sme dokončili viac ako 1 550 projektov vo výrobných a priemyselných firmách v strednej a východnej Európe, pre klientov ako Stellantis, Porsche, Siemens, Valeo či Magna. V databáze máme 7 500+ overených expertov, medzi nimi riaditeľov nákupu, manažérov kategórií, inžinierov kvality dodávateľov a manažérov dodávateľského reťazca. Do užšieho výberu dávame ľudí, ktorí rovnakú prácu už robili, a overujeme ich referencie z predchádzajúcich projektov. Sme certifikovaní podľa ISO 9001 a TISAX.
Záver
Strategický nákup posúva nákupné oddelenie od zadávania objednávok k riadeniu dodávateľskej základne. Začnite dátami o výdavkoch, segmentujte kategórie, porovnávajte dodávateľov podľa celkových nákladov na vlastníctvo, zabezpečte si druhý zdroj tam, kde by výpadok zastavil linku, a výsledky merajte spolu s finančným oddelením. Ak má každá dôležitá kategória svojho vlastníka, úspory aj istota dodávok vydržia dlhšie než prvá zmluva.
Získajte experta na nákup ešte tento týždeň
Napíšte nám, ktoré kategórie alebo dodávatelia potrebujú pozornosť. Ozveme sa s profilmi expertov, ktorí rovnaký problém už vyriešili.
Často kladené otázky
Čo je strategický nákup?
Strategický nákup je systematický proces. Firma analyzuje, čo nakupuje, vyberá dodávateľov a zmluvné podmienky kategóriu po kategórii a dodávateľov riadi aj po podpise zmluvy. Rozhoduje podľa celkových nákladov na vlastníctvo, rizika a dlhodobej hodnoty, nielen podľa jednotkovej ceny.
Aký je rozdiel medzi strategickým nákupom a nákupom ako celkom?
Nákup je celá oblasť nakupovania, od objednávky po platbu. Strategický nákup je jeho časť, ktorá určuje stratégiu zásobovania: akí dodávatelia, koľko, v akom regióne a za akých podmienok. Operatívny nákup potom v tomto rámci zadáva objednávky.
Akých 7 krokov má strategický nákup?
Analýza výdavkov a profil kategórie, prieskum dodávateľského trhu, stanovenie stratégie nákupu, oslovenie dodávateľov cez RFI, RFQ alebo RFP, vyhodnotenie, vyjednávanie a zadanie zákazky, zavedenie zmluvy a hodnotenie výkonnosti dodávateľa. Model pochádza od poradenskej spoločnosti A.T. Kearney.
Čo je riadenie strategického nákupu?
Riadenie strategického nákupu je organizácia okolo nákupného procesu: vlastník pre každú dôležitú kategóriu, viacročný plán pre každú kategóriu, jasné pravidlá schvaľovania, hodnotenie dodávateľov a pravidelné vykazovanie KPI prevádzke a finančnému oddeleniu. Vďaka nemu výsledky nákupných projektov nevyprchajú.
Ako súvisí category management so strategickým nákupom?
Category management delí výdavky do kategórií a každej dáva vlastníka a viacročný plán. Strategický nákup je spôsob, ako vlastník tento plán napĺňa: výberové konania, vyjednávanie, výber dodávateľov a zmluvy. O tom, ako s ktorou kategóriou zaobchádzať, rozhodujú nástroje ako Kraljicova matica.
Čo sú celkové náklady na vlastníctvo v nákupe?
Celkové náklady na vlastníctvo, TCO, sú úplné náklady na diel alebo službu počas celej životnosti: cena, náradie, doprava a clo, zásoby, náklady na kvalitu, náklady na zmenu dodávateľa, riadenie dodávateľa a náklady na konci životnosti. Porovnanie dodávateľov podľa TCO chráni pred lacnými ponukami, ktoré sa ukážu ako drahé.
Jeden dodávateľ, alebo dvaja?
Jeden dodávateľ prináša lepšie ceny a jednoduchšiu koordináciu, ale ak zlyhá, zastaví vaše zásobovanie. Dvaja dodávatelia stoja viac na náradí a schvaľovaní, no kritické diely chránia. Schválený druhý zdroj majte pri dieloch, kde by výpadok zastavil výrobu a schválenie trvá mesiace.
Ktoré KPI merajú strategický nákup?
Dosiahnuté úspory odsúhlasené s finančným oddelením, riadené výdavky, včasnosť dodávok dodávateľov, kvalita dodávateľov v chybných dieloch na milión, podiel kritických dielov s jediným zdrojom, dĺžka nákupného cyklu a dodržiavanie zmlúv.
Kedy prizvať interim manažéra nákupu?
Keď odíde vedúci nákupu, keď zlyháva kľúčový dodávateľ, keď treba viesť nákupný program alebo konsolidáciu dodávateľov, keď nový závod potrebuje dodávateľskú základňu alebo keď treba po akvizícii zlúčiť dve dodávateľské základne. GQ Interim zabezpečí skúseného experta priamo u vás do 72 hodín.
