- Pripravte tím na akciu
- Príklad typickej trojdňovej agendy VSM Kaizen eventu
- Príklad matice procesnej rodiny
- Bežné ikony mapovania toku hodnôt
- Príklad mapovania toku hodnôt aktuálneho stavu
Mapovanie toku hodnôt
Pre lean cestu si predstavte Mapovanie toku hodnôt ako štartovací bod na začatie identifikácie a zlepšovania rodiny procesov. VSM je o podnietení zmien – odbúravaní procesu nepodstatných činností, ktoré nepridávajú hodnotu, ale strácajú čas a zdroje. VSM, ako je dnes známe, pochádza z materiálových a informačných diagramov spoločnosti Toyota Motor Co. Vo svojej najzákladnejšej forme zobrazuje VSM kroky procesu od zadania objednávky až po dodanie.
Hodnotový tok vo VSM je bod, v ktorom sa hodnota skutočne pridáva k produktu alebo službe zmenou formy alebo funkcie trhu, aby vyhovovala potrebám zákazníka. Činnosti s pridanou hodnotou môžu byť napríklad: obrábanie, montáž, zváranie, vŕtanie, skladanie, maľovanie atď. Ak nepridávate hodnotu, pravdepodobne pridávate muda, japonské slovo pre odpad.
Pripravte tím na akciu
Najlepší – a pravdepodobne najjednoduchší – spôsob, ako vytvoriť VSM, je vytvoriť multifunkčný tím, ktorý zahŕňa členov dozornej alebo manažérskej úrovne z celej organizácie. Zástupcovia oddelení ako predaj, zákaznícky servis, plánovanie, nákup, prevádzka, kontrola zásob, údržba, kvalita a informačné technológie môžu byť cennými prispievateľmi k tejto časti cesty VSM. Dokonca aj zákazníci alebo dodávatelia – interní alebo externí – pridávajú jedinečné perspektívy.
Uvedomte si skutočnú veľkosť tohto tímu a ako môže ovplyvniť rozhodovanie a konanie. Dobrá veľkosť tímu je zvyčajne sedem až 10 členov. Táto veľkosť uľahčuje členom viesť rozhovory a „kráčať s prúdom“, to znamená skutočne navštíviť každú z pracovných oblastí ovplyvnených hodnotením procesu a zahrnutých do VSM, aby videli, ako veci fungujú alebo nefungujú. Dá sa predpokladať, že čím väčší tím, tým ťažšie môže byť riadenie. Ak má tím menej ako sedem členov, nemusí byť dostatok hlasov na to, aby poskytli správne zaokrúhlené vstupy. Nakoniec nikdy nevytvárajte mapu s jedným tímom. Nedostanete dostatok hodnotných vstupov alebo medzifunkčného dialógu alebo výsledky môžu byť pre jednu oblasť, osobu alebo oddelenie skreslené.
Kaizen Kick-Off
Keď je tím vytvorený, trojdňová udalosť kaizen (zobrazená v tabuľke) je zvyčajne dostatočným časom na vytvorenie máp súčasného stavu a budúcich máp spolu s návrhom plánu. Na dokončenie podrobného návrhu plánu a určenie zdrojov potrebných na implementáciu lean nápadov môže byť potrebných viac času. Je dôležité určiť jednotlivca s predchádzajúcimi skúsenosťami vo VSM na uľahčenie tohto kaizen podujatia.
| Deň 1. | Deň 2. | Deň 3. |
|---|---|---|
| Predstavte VSM | Nakreslite mapu aktuálneho stavu | Vytvorte mapu budúceho stavu |
| Určite rodiny procesov | Vykonajte školenie lean konceptov | Vypracujte návrh plánu |
| Kráčajte s prúdom a zbierajte informácie |
Na podujatí kaizen musí tím dokončiť štyri dôležité kroky, aby postúpil cez VSM:
- Určite rodinu procesov.
- Nakreslite mapu aktuálneho stavu.
- Určte a nakreslite mapu budúceho stavu.
- Navrhnite plán na dosiahnutie budúceho stavu.
Rodina procesov
Rodina procesov, známa aj ako rodina produktov, je skupina produktov alebo služieb, ktoré prechádzajú rovnakými alebo podobnými krokmi spracovania. Ak chcete určiť rodinu procesov, vytvorte maticu. Do prvého stĺpca zapíšte diely (napríklad komponenty, skladové jednotky, hotové tovary alebo služby), ktoré vaša organizácia vyrába alebo poskytuje. Ak súčiastka prechádza krokom spracovania, umiestnite X do príslušného poľa.
| Kód | Objem | 1. Citát | 2. Zadanie objednávky | 3. Kreditná kontrola | 4. Nákup | 5. Kontrola objednávky | XYZ | Názov |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 150 | 80000 kg/m | X | X | X | X | X | Cievka k cievke | |
| ORM005 | 80000 kg/m | X | X | X | X | X | Cievka k cievke | |
| 020 AI GLD | 5000 pcs/m | X | X | X | X | X | Ozdobné | |
| 020 AI Stuco | 1000 pcs/m | X | X | X | X | X | Ozdobné | |
| 73518 | 400 pcs/m | X | X | X | X | X | Plochý diel | |
| Závažie | 300000 kg/m | X | X | X | X | X | Závažie |
Tento krok nepreskakujte. Vytvorenie matice rodiny procesov vám môže v budúcnosti ušetriť veľa času a pomôcť odvrátiť bolesti hlavy. Tento krok pomôže každému pochopiť toky hodnôt a to, kde sa v tomto procese nachádzajú.
Po dokončení tohto dôležitého kroku preskúmajte matricu a hľadajte časti, ktoré prechádzajú podobnými alebo presne rovnakými krokmi spracovania. Vyhľadajte položky alebo časti, ktoré zdieľajú približne 80 % krokov.
Hľadajte položky alebo časti, ktoré by dávali zmysel, keby boli vytvorené vedľa seba vo výrobnej bunke. Inými slovami, zvážte položky alebo časti, ktoré zdieľajú mnohé z rovnakých krokov a postupov, ktoré môžu byť vytvorené spoločne – tými istými pracovníkmi pomocou podobných alebo súvisiacich krokov – za efektívnejšie vo výrobnej bunke.
V tomto bode si tím musí vybrať konkrétnu skupinu procesov, na ktorú sa sústredí pre aktuálnu mapu stavu. Každá organizácia môže mať iný dôvod na výber jednej skupiny procesov pred druhou, keď sa rozhoduje, ktorú mapu nakresliť ako prvú alebo v akom poradí by mala zmapovať svoje hodnotové toky. Tu je niekoľko kritérií, ktoré môže tím VSM použiť na rozhodnutie, ktorú skupinu procesov nakresliť:
- Najlepšia ponuka za cenu.
- Najväčšie zníženie dodacej doby alebo zásob.
- Najväčší dopad na zákazníka.
- Najvyššia pravdepodobnosť úspechu.
- Najviditeľnejšie pre zainteresované strany.
- Nový rad produktov.
- Objem alebo množstvo.
Stiahnite si našu e-knihu
Stiahnite si našu bezplatnú e-knihu a zistite, ako môže spoločnosť GQ Interim zmeniť vaše podnikanie pomocou odborných riešení v oblasti vedenia!
Vykreslenie aktuálneho stavu
Aktuálna mapa stavu by mala ilustrovať, ako fungujú procesy vašej organizácie v dnešnom pracovnom prostredí. Ak chcete vytvoriť aktuálnu mapu stavu, zbierajte údaje a informácie tak, že budete kráčať po toku a viesť rozhovory s ľuďmi, ktorí vykonávajú úlohu. Existujú dva hlavné dôvody, prečo je pri vytváraní mapy výhodnejšie kráčať po prúde ako sedieť pri stole pred počítačom:
- Tím bude mať možnosť vidieť celý proces a hľadať odpad.
- Osoby s pridanou hodnotou – ľudia, ktorí skutočne vykonávajú prácu (operátori, montážnici, technici atď.) – môžu odpovedať na otázky a objasniť akékoľvek mylné predstavy alebo predpojaté predstavy o tom, ako sa úlohy vykonávajú.
Pri prechádzaní tokom môže tím zhromaždiť do pracovného hárka niekoľko typov informácií, ako napríklad:
- Čas cyklu alebo čas spracovania.
- Čas zmeny.
- Spoľahlivosť zariadení.
- Výťažok prvého prechodu.
- Množstvo.
- Počet operátorov a zmien.
- Tlačené informácie.
- Elektronické informácie.
- Úrovne zásob.
- Fronta alebo čakacie doby.
Existuje základné pravidlo, ktoré pomôže tímu: Ak sú informácie v základnom pláne, možno ich použiť na začiatok. Napríklad, ak operátor povie, že jej stroj sa pokazí približne štyri hodiny každý týždeň, tím môže znížiť spoľahlivosť (zariadenia) o 90 %. Ak sa neskôr zistí, že skutočná spoľahlivosť bola 91 %, tento rozdiel by nemal taký veľký vplyv. Deväťdesiat percent bolo dosť zlé na to, aby tím vedel, že sú potrebné nejaké zmeny. Nemusíte čakať na dokonalé dáta (paralýza analýzy), ale je potrebné objasniť nesprávne alebo dezinformácie. Ak máte pochybnosti o niektorom z údajov, zvážte jeho meranie, aby ste si ho overili.
Ceruzka a papier
S informáciami získanými z kráčania po prúde a následných tímových diskusií je teraz čas naostriť ceruzku priloženie olova na papier. Akékoľvek VSM je možné nakresliť pomocou jednoduchých symbolov alebo ikon, z ktorých niektoré sú zobrazené na obrázku.
Kľúčové oblasti na mape sú:
- V pravom hornom rohu sú informácie o zákazníkovi.
- V ľavom hornom rohu sú informácie o dodávateľovi.
- Horná polovica papiera pre tok informácií.
- Spodná polovica pre tok materiálu (alebo produktu).
- Odkvapy hore a dole na výpočet času pridanej hodnoty a času bez pridanej hodnoty.
Vypočítajte čas cyklu vs. čas zásob (v dňoch) pre tok materiálu a informácií. Každý VSM bude vyzerať trochu inak v závislosti od presného postupu, autora, ktorý mapu nakreslil a ako bola nakreslená.
Ak je toto jeden z vašich prvých VSM kaizenov, nechajte skúseného facilitátora nakresliť mapu na veľkú za sucha mazateľnú tabuľu a členovia tímu nakreslili na papier každú svoju vlastnú mapu. Ak sú členovia vášho tímu skúsenejší, môžu najskôr zhromaždiť údaje a potom nakresliť mapu. Ak sú to odborníci, môžu pri zhromažďovaní údajov len nakresliť mapu. Mapa aktuálneho stavu je zvyčajne hotová do druhého dňa, ale na druhý deň ráno ju treba trochu doladiť. Pamätajte, že pri kreslení máp je vaša guma vaším najlepším priateľom.
Mapa budúceho stavu
Po dokončení aktuálnej štátnej mapy sa tím môže zamerať na vytvorenie budúcej štátnej mapy. Uistite sa, že členovia tímu majú nejaké základné školenie o lean princípoch, aby vytvorili realistickú mapu budúceho stavu. Rôzni autori vám navrhnú otázky, ktoré vás zavedú do budúceho stavu. Dávajte pozor, aby ste použili otázky vhodné pre váš typ podnikania. Tu je krátky zoznam otázok so spoločnými prvkami, ktoré môžu vyhovovať väčšine typov podnikania.
Čo je to takt time? Takt je nemecké slovo pre taktovku, ktorú dirigent používa na ovládanie rýchlosti, rytmu a načasovania orchestra. Takt time označuje, ako často sa musí časť alebo komponent vyrábať, aby sa splnili požiadavky vašich zákazníkov. Vzorec je dostupný čas (na smenu) vydelený dopytom (na smenu). Napríklad:
22,000 sekuúnd (dostupný čas)
÷ 200 kusov (dopyt)
= 110 sekúnd/kus
Existujú prekážky alebo obmedzenia? Zo zberu údajov počas kaizenu sa pozrite na časy cyklov alebo doby spracovania. Ak je ktorýkoľvek z nich dlhší ako váš čas takt, máte kandidáta na prekážku alebo obmedzenie. To môže v niektorých oblastiach spôsobiť plytvanie nadprodukciou alebo rozpracovanosť (WIP) alebo dodatočný čas na spracovanie, napríklad nadčasy, aby sa uspokojil dopyt.
Kde je možné znížiť zásoby (alebo čas v rade) alebo využiť supermarkety? Pozrite sa na zásoby surovín, WIP, vyrovnávacích zásob, bezpečnostných zásob a hotových výrobkov, aby ste zistili, či ich možno znížiť. Má zmysel zaviesť systém dopĺňania zásob v supermarketoch?
Supermarket je systém riadeného inventáru – následný proces odoberá položky z regálu a vlastníci procesu proti prúdu doplnia toto množstvo do supermarketu.
Kľúčom je nájsť spôsoby, ako znížiť zásoby logickým spôsobom. Hľadajte tiež príležitosti na to, aby papierovanie plynulo a nesedeli, ako pri dávkovaní.
Kde môžete zlepšiť flow? Je možné vložiť materiály do bunky alebo vylúčiť materiály zo zastavenia a čakania? Ak zlepšenie toku nie je možné, mohol by sa medzi procesmi vytvoriť prvý dnu, prvý von?
Aké ďalšie vylepšenia sú potrebné? Je napríklad potrebné zlepšiť spoľahlivosť zariadení? Sú výnosy alebo úrovne kvality pri prvom prechode prijateľné? Potrebujeme vykonať školenie v 5S (organizácia pracoviska)? Potrebujeme vytvoriť nové rozloženie oblasti?
Na mapu umiestnite kaizen výbuch okolo akýchkoľvek predmetov, aby ste signalizovali, že je potrebné zlepšenie. Položky môžu zahŕňať nízku spoľahlivosť zariadenia alebo výťažnosť prvého prechodu, dlhé časy výmeny, veľké šarže, akýkoľvek odpad, ako je nadprodukcia, pohyb, preprava, čakanie, chyby alebo úpravy a nadmerné alebo mimoriadne spracovanie. Ak si nie ste istí, či je v tomto časovom rámci potrebné zlepšenie, aj tak okolo toho dajte kaizen. Pri zostavovaní plánu môžete určiť, či to bude priorita.
Návrh plánu
Vytvorenie (a realizácia) návrhu plánu je najdôležitejšou súčasťou VSM. Vytváranie máp môže byť poučným zážitkom. Ale ak nesplníte plán, práve ste vytvorili viac muda.
Počas typickej udalosti VSM je možné vytvoriť návrh plánu na základe informácií z mapy budúceho stavu. Plán bude potrebné ďalej spresniť – najmä pri určovaní požadovaných zdrojov, ako je čas, ľudia a rozpočty. Dobrý plán bude obsahovať popis projektu, meno vedúceho projektu, možných členov tímu, harmonogram (alebo Ganttov diagram) udalostí a výstupov, odhad nákladov a dopadu, ciele alebo prínosy.
Záver
Mapovanie toku hodnôt môže byť efektívnym nástrojom na budovanie zlepšení a zefektívnenia pre každú organizáciu. Za dokončenie tejto časti štíhlej cesty môže byť prínos pre každú organizáciu obrovský. VSM si vyžaduje špecializovaný tím pripravený klásť zložité otázky a premýšľať nad rámec súčasného stavu – a tím, ktorý sa nebojí priznať chybu a počas cesty to niekoľkokrát použiť.
Máte záujem o službu Interim Expert?
Zistite, ako môže interim manažment výrazne zvýšiť efektivitu vášho podniku. Kontaktujte náš tím a dozviete sa, ako spolupráca s GQ Interim zlepší vašu spoločnosť.
- Začnite do niekoľkých dní
- Databáza 10 000+ konzultantov
- Riešenie kľúčových problémov vášho podniku
- Riešenia na mieru pre vaše obchodné potreby
- Overené výsledky s merateľným vplyvom
Súvisiace články
- Mapovanie toku hodnôt (VSM) môže byť mimoriadne výkonný nástroj, ktorý kombinuje kroky spracovania materiálu s tokom informácií, ako aj ďalšími dôležitými súvisiacimi údajmi. VSM je pravdepodobne jedným z najvýkonnejších štíhlych nástrojov pre organizácie, ktoré chcú plánovať, implementovať a zlepšovať svoju cestu štíhlosti. Tento nástroj umožňuje používateľom vytvoriť solídny plán implementácie, ktorý maximálne využije dostupné zdroje.
- Kaizen je japonské slovo, ktoré sa zvyčajne prekladá ako „neustále zlepšovanie“. Pôvodne sa toto slovo vzťahovalo na jemné, postupné zlepšenia, ktoré sa uskutočňujú v priebehu času. Analogicky k bejzbalu je to odpalovanie singlov počas celého zápasu, aby sa dosiahli body.
- Základná definícia komplexného manažérstva kvality (TQM) opisuje prístup manažmentu k dlhodobému úspechu prostredníctvom spokojnosti zákazníka. V rámci TQM sa všetci členovia organizácie podieľajú na zlepšovaní procesov, produktov, služieb a kultúry, v ktorej pracujú.
- Metóda, ktorá poskytuje organizáciám nástroje na zlepšenie schopnosti ich obchodných procesov. Zvýšenie výkonnosti a zníženie odchýlok v procesoch vedie k zníženiu počtu chýb a zlepšeniu zisku, morálky zamestnancov a kvality výrobkov alebo služieb.
